Articles with kurumsal

Elektronik Posta (email) iletişiminde olmazsa olmazlar..

Birlikte çalıştığım ekiplere yaptığım hatırlatmaları bir dokümanda toplamıştım. Herkesin faydalanabileceğini düşünerek paylaşıyorum.

Müşterilerimiz, birlikte çalıştığımız kişiler ve ilişkide olduğumuz iş ortaklarımızla aramızda en fazla kullandığımız iletişim aracı olan emailler hakkında kısa bir bilgilendirme notu olarak aşağıdaki yazıyı bilgilerinize sunuyorum.

Bildiğiniz üzere iletişim araçlarından telgraf ve mektubun yerini 1990 lı yıllardan bu yana elektronik iletiler almış, resmi tebligatlar dışında hemen hemen posta kanalı hiç kullanılmaz olmuştur. Mobil yaşam, elektronik iletilerin daha kolay kontrol edilebiliyor olması, arşiv ve yeniden erişimin kağıt ortamındaki iletişime göre çok daha kolay yapılabiliyor olması elektronik iletileri günlük yaşamımızda ayrılmaz bir parça haline getirmiştir. Bilgiye erişim hızı isteği ne yazık ki bilginin üretilmesi sırasında da doğmakta, bu hız merakımız bazen geri alınmaz hatalar yapmamıza neden olabilmektedir; başka bir müşteri için hazırlanan bir emailin, potansiyel müşteri adayımıza yanlışlıkla gönderilmesi, isim benzerliği nedeniyle şirket içinde paylaşılan bir belgenin müşterimize gönderilmesi, maliyet hesaplaması için kullandığımız excel dokümanını bizden fiyat bekleyen müşterimize göndermek gibi bir çok hata ne yazık ki günlük hayatımızda yapılagelmektedir. Projeler için gönderilen süre raporları, aşama raporları ve diğer hatalarda oluşabilecek hataları da bir düşünün..

Hataların yapılması sadece yanlış kişilere, yanlış dosya ekleri veya iletileri göndermek değil, bu iletişim aracını kullanırken uyulması gereken kuralları çiğniyor olmamızla da ortaya çıkabilmektedir. Daha ilkokul sıralarında hepimize öğretilen “mektup yazma kuralları”nda olduğu gibi “email yazma kuralları” da vardır ve “gönder” tuşuna basmadan önce mutlaka yeniden kontrol edilmesi gereken kurallar içermektedir. Hitap, üslup, selamlama, konu hakkında ayrıntılı ve özet bilgilerin geçtiği kısımlar, isteğimizi net olarak ifade etme ve kapanış cümleleri bir elektronik iletinin içeriğinde mutlaka kontrol edilmesi gereken kısımlardır.

Aşağıdaki kuralların her elektronik iletiniz sırasında kontrol edilmesi elektronik iletilerinizi daha okunur, daha anlaşılır, daha dikkate değer kılacaktır.

Elektronik Posta İletişimi

İletilerinizi daha kolay arşivlemek, yazmak, saklamak vb.. istekler nedeniyle bir çok kullanıcı Outlook, Outlook Express, Thunderbird benzeri email yazılımları kullanmaktadırlar. Email yazılımlarının hemen hemen tamamında, elektronik posta tanımlama ekranları sırasında size sorulan “Ekran İsmi”, “İsminiz”, “Karşı tarafın göreceği isim” olarak tanımlanmış alana lütfen adınız ve soyadınızı girdiğinizden emin olun. Gönderdiğiniz elektronik iletilerinizin karşı tarafta “kimden : test”, “kimden: deneme”, “kimden: hasan”, “kimden : nokay” gibi isimler yerine “Kimden: Hasan Nokay – Ankara İmar Planlama” olarak görünmesi iletilerinizin ilk etapta daha ciddiye alınmasını sağlayacaktır. Yapılan bir araştırmada isim ve soyisim belirtilmemiş emaillerin büyük kısmının, kullanıcıların spam olarak zannettikleri için silindiği ve bu nedenle bazen çok önemli emaillerin dahi kaybolabildiği görülmüştür. Buna ek olarak; kullandığınız email yazılımlarında ilgili ekranları kullanarak veya internet browser üzerinden eriştiğiniz bir konfigürasyon sayfası var ise bu sayfa kullanılarak kendinize bir imza alanı mutlaka oluşturunuz. Bu imza alanı gönderdiğiniz her iletinin altına isminizi, ünvanınızı, firma isminizi, iletişim bilgilerinizi ve “Saygılarımızla.” gibi bir sonuç kelimeyi, ifadeyi belirtmenize yardımcı olacaktır. Bir çok email yazılımında, birden fazla imza belirleyebilmek ve farklı emailler için istediğiniz birini seçebilmeniz mümkündür. Lütfen konu hakkında teknik destek almanız gerekiyorsa çekinmeden sorunuz. Elektronik iletilerde kullanılan imzanın standardizasyonu, kurumsallığın ifadesinde önemlidir. Buna ek olarak katıldığımız etkinlikler yaklaşırken davetiye linkleri, proje lansmanlarımız öncesinde geri sayımlar gibi bazı küçük eklentilerle de imzalara hareket katılabileceği unutulmamalıdır.
Gönderilen maillerde karşı tarafın ilk göreceği bölüm sizin mailinizin konu / subject bölümüne yazdığınız bölümdür. Mailin konusunu içeriği özetleyecek şekilde düzenleyiniz. Örneğin “xxxx yyyy projesine ait Fiyat Teklifimiz”, “xxxx Sayılı Yazınız Hakkında Bilgilendirme”, “Kasım Ayı İtibariyle Cari Hesabınız” şeklinde bir mail göndermek müşterinin ilgisini artıracaktır. Tam tersi “konusuz” – “no subject” mailler hem ciddiyetten uzaktır hem de okunmama ihtimalleri vardır. Bir önceki madde de olduğu gibi, konu içermeyen iletilerin bir çoğu ya kullanıcı tarafından silinmekte ya da email tarayıcı uygulamalar tarafından “spam”, “gereksiz ileti” klasörüne dahi taşınabilmektedir. Bazı durumlarda emaillerinizin konu bilgisini, daha dikkat çeken ifadeyi başa taşıyarak kullanmanız, gönderdiğiniz kişinin dikkatini daha çabuk yoğunlaştırmasına neden olabilir. Örneğin “Kasım Ayı İtibariyle Proje Faaliyet Raporu Bilgilendirmesi” ifadesi yerine “Gölcük Merkez Projesi Faaliyet Bilgilendirmesi – Kasım Ayı İtibariyle” kullanmanız daha faydalı olabilir. Bir çok email yazılımında, liste halinde emailler görüntülenirken, konu sütununda sadece email konunuzun baş kısmını okuyabilecekleri kadar alan kalmış olabilir. Bu nedenle “Kasım Ayı İti….” şeklinde bir konu satırı görmeleri ihtimaller arasındadır. Unutmayın!
Samimiyet derecenize ve mailin içeriğine paralel bir selamlama ifadesiyle başlamanız gerekir. Tabi resmi yazışmaları ve şirket içi ast üst dengesini bunun dışında tutmanız gerekebilir. Bu konuda kültürel, toplumsal ve dini değerleri göz önünde tutmanız gerekebilir (eğer uluslararası yazışmalar yapıyor iseniz, Müslüman ülkelerin hemen hemen tümünde “Selamün Aleykum” ifadesiyle söze başlanması, dini değerlerin ve selamlama ifadelerinin bir örneği olarak verilebilir. Ancak bu selamlama ifadesini ülkemizde kullanmanız ideolojik bir ayrıştırma unsuru olarak da algılanabildiğinden (!) işle ilgili emaillerde mümkün olduğunca kullanılmaması önerilmektedir. Samimiyet derecenize bağlı olarak müşteriniz veya iş ortağınızla bu ve buna benzer ifadeler kullanabilirsiniz.). Genellikle ülkemizde yapılan yazışmaların bir çoğu; - Ahmet Bey Merhabalar, - Ahmet Bey Selamlar, - Ahmet Bey, - Sayın Ahmet Yücesoy, - Sayın Ahmet Bey, Benzeri ifadelerle başlarlar. Şirket genelinde standart bir selamlama ifadesinin emailler için kural olarak getirilmesi özellikle farklı ekipler için uygun görülmez. Çünkü yüksek cirolarla, kişisel ilişkilere dönük işler yapılan bir müşterinize “Sayın Ahmet Yücesoy Bey. Nasılsınız?” benzeri bir ifade ile email gönderilmesi, “Ahmet Bey” tarafından araya mesafe koymak istediğiniz şeklinde anlaşılabilir. Bu nedenle selamlama ifadeleri mutlaka ilişki düzeyinize bağlı olarak, kültürel, toplumsal ve örfi kurallar çerçevesinde belirlenmesi gerekir.
Gönderdiğiniz elektronik iletilerinizin bir şiirle başlaması, günün anlam ve önemini içeren bir metin bulundurması ya da içinde “edebiyat parçaladığınız” hissini uyandıracak uzun uzadıya mesajlar bulundurması garip olurdu değil mi? Kurduğunuz ilk cümleden başlayarak ne anlatmak istediğinizi, daha önce benzer konuda yapılmış bir yazışmanız varsa hatırlatmanızı, bundan sonraki aşamaya ilişkin ne yapılması gerektiğini ya da sizden ne yapılmasının beklendiğini soran net ifadelerle mailinizi yazmalısınız. Örneğin; Hasan Bey merhaba, Sizi ziyaretimiz sırasında, konuştuğumuz kentsel dönüşüm projesine ilişkin bir email göndereceğinizden bahsetmiştiniz. Posta kutumda sizden bir bilgi bulamadığımdan tekrar sormak istedim. Konu hakkında bana aşağıdaki telefon numaralarından da her zaman ulaşabilirsiniz. Saygılarımızla. Hasan Nokay Müşteri İlişkileri Ankara İmar Planlama Ltd. Şti. (Bu kısım standart bir imza şeklinde kullanılmalıdır) Alaattin Bey selamlar, 17.11.2020 tarih ve 7892 sıra numarası ile göndermiş olduğumuz yazımıza ilişkin açıklamalarımızı aşağıda bulabilirsiniz. Sizinle yaptığımız görüşme sonrasında, istediğiniz değişiklikler ve belirttiğiniz konularla ilgili revizyonları gerçekleştirdik. Değerlendirmelerinize sunar, yeni başlayacak projenizde de birlikte çalışmayı ümit eder, saygılarımızı sunarız. Muhsin Ertuğrul Sanat Yönetmeni – Ankara İmar Planlama Ltd. Şti.
Bir çok kişinin yaptığı hatalardan birisi de, mail yazarken dilbilgisi ve yazım kurallarına dikkat edilmemesidir. Yazı materyali kağıt ve kalem olduğunda daha fazla dikkat edilen dilbilgisi ve imla kuralları, ne yazık ki elektronik ortama gelince bazen özensiz bir hal alabilmektedir. Kullandığımız email yazılımlarının çoğunda, kelime işleme yazılımları da entegre olmasına, bu yazılımların bizi yanlış yazdığımız kelimelerin altını vurgulayarak uyarmasına rağmen bilgisayarda dikkat etme zorunluluğu hissedilmemesinden midir, elektronik ortamdaki sanallığın algımıza yansımasından mıdır bilinmez, dilbilgisi kurallarının sıklıkla terk edildiği gözlemlenmektedir. Bir elektronik ileti yazarken dilbilgisi yazım kurallarına riayet ediniz. Örneğin “de”, “da”, “mi” gibi eklerin ayrı yazılıp yazılmadığını tespit etmeyi hayatında önemli bir yere koymuş (!) ilginç müşteri adaylarınız veya müşterileriniz olabilir. Ya da noktadan sonra bir boşluk bırakarak yazınıza devam etmediğiniz zaman kelimelerin altlarının çizilmesinden rahatsız olanlar olabilir (Bölge Müdürü olarak görev aldığım şirketin Genel Müdürü en fazla bu konuya dikkat eder, her defasında emailimi bana geri gönderirdi 😊).
Sanal alemin en önemli raconlarından birisidir “BÜYÜK HARFLERLE yazmamak”. Çünkü genel olarak tamamı büyük harflerle yazılmış kelimelerin “bağırmak, hakaret etmek, kabalık” anlamına geldiği unutulmamalıdır. Nezaketi elden bırakmayın. Bazen emaillerinizde ikinci tekil şahıs yerine ikinci çoğul şahsa hitap kelimeleri ve ekleri kullanmanız daha uygundur. Halil İbrahim Bey, Birlikte çalıştığımız bir belediye çalışanı, maket hazırlama hizmetlerini sizden aldığından bahsetti. Eğer ürünlerinizi bize anlatmanız ve sunum yapmanız mümkünse sizleri gelecek hafta içinde bir gün ofisimize bekliyoruz. Uzak masa toplantısı şeklinde de bu görüşmeyi organize edebiliriz. Uygun olduğunuz gün ve saatleri iletebilirseniz ben de ekip arkadaşlarımla görüşüp uygun bir tarih ve saati hızlıca sizlere ileteceğim. Haberlerinizi bekler, iyi günler dilerim. Okan Erkılıç Şehir Plancısı – Ankara İmar Planlama Ltd. Şti.
Bir çok kurumsal firmanın kullandığı elektronik ileti sunucularında elektronik postalar için ayrılmış bir kota olduğunu ve gönderdiğiniz bir emailin bu kotalar nedeniyle alıcılarına hiç ulaşamayabileceğini biliyor musunuz? Bu gibi durumlarda çoğunlukla göndericiye (size) bir bilgilendirme emaili gönderilmektedir ancak bazı durumlarda bu emailler sunucular tarafından size gönderilmeyebilir ve siz emailinizin ilgili kişiye ulaştığını zanneder ve cevabını beklemeye koyulmuşken, muhatabınız bundan hiç haberdar bile olmayabilir. Ekli dosyalarınız varsa; 1. Dosyalarınızı mutlaka PDF formatında müşterilerinizle paylaşınız. Hazırladığınız Word dokümanını veya Excel dokümanını hiçbir koşul ve şartta müşteriye gönderilmemesi gerektiğini unutmayınız. Bu gibi dokümanların değişiklik geçmişi, değişikliği yapan kişiler, daha önceki hali, son hali vb.. gibi bilgileri de tutabileceğini unutmamalısınız, 2. Müşteriye ulaştırmak istediğiniz bir görseli, video kaydını veya özel bir tasarım dosyasının boyutunun 20 Mb dan daha fazla olması durumunda ulaştıramayacağınızı düşünmelisiniz. Bir çok email sunucusu günümüzde hala 20 Mb dosya sınırını uygulamaktadır. Eğer ulaştırmak istediğiniz dosya 20 Mb ve daha büyük ise “bulut teknolojiler” veya “wetransfer benzeri servislerle dosya gönderme” konusunda destek almanız gerekebilir, 3. Eğer şirketinize ait bir katalog dosyasının, herkes tarafından ulaşılabilecek bir linki elinizde var ise, müşterinize kataloğunuzu dosya olarak göndermeye çalışmanıza gerek olmadığını bilmelisiniz. Lütfen mümkün olduğunca büyük dosyalarınızı link olarak gönderiniz, 4. Bir başka yöntem de FTP kullanarak dosyaların ulaştırılmasıdır. Eğer müşteriniz tarafından size sağlanmış bir FTP alanı veya şirket içi kullanılan sunucuda sizin için ayrılmış ya da sizin tarafınızdan da kullanılabilir bir alan tahsisi yapılmışsa, FTP alanlarının da dosya paylaşımı için kullanılabileceğini unutmayınız. Ancak bu alanlar bazı kötü niyetli kişiler tarafından “arka kapı” olarak kullanılabilir ve gerekli güvenlik yazılımları veya firewall sistemleri kurulu değilse, şirket ağına ve hatta sizin bilgisayarınıza kadar erişimin yapılabileceğini de unutmamalısınız.
Aynı proje üzerinde yoğunlaşmış ve gecesini gündüzüne katan ekibinizi unutup, proje hakkında çok önemli bir kararı, temel bir değişikliği müşterinizle elektronik posta yoluyla görüşüyor ve bundan sadece sizin mi haberiniz var? Hem de bu kararınız bunca yapılan şeyin bir kısmını çöpe, bir kısmını rafa, bir kısmını da değişikliğe mi gönderiyor? İnanın aynı durumun sizin başınıza gelmesini istemezdiniz. Elektronik posta yazılımlarının hemen hemen hepsinde default olarak açık gelen “cc” ve “bcc” alanları tam da bu iş için.. Eskiden bir yazıyı birden fazla kişi için yazmak zorunda kaldığımızda, iki A4 kağıt alır, daktilomuza yerleştirmeden önce aralarına bir karbon kopya ekler, sonra çıkışları ayrı ayrı elimize alıp, ilgilisine özel notlarımızı ekleyerek kolayca gönderebilirdik. O kadar eskiyi hatırlamayan ileri teknoloji çocukları için ise, gönderdikleri emaili CC bölümüne ekledikleri adreslerin tamamına otomatik olarak gönderen bu özellik, elektronik posta iletişiminin hayatımıza girdiği ilk andan bu yana var. CC ile BCC arasındaki fark; elektronik posta iletisini gönderdiğiniz kişi, kendisinden başka kimlere daha aynı iletinin gittiğini görmesi gerekiyor veya siz özellikle görülmesini istiyorsanız bu adreslerin tamamını CC kısmına yerleştirirsiniz. Eğer elektronik posta iletisini gönderdiğiniz kişi, eş zamanlı bilgi paylaşımı yaptığınız başka kişileri görmesin diyorsanız, karşı tarafın görmesini istemediğiniz “giden adresleri” BCC kısmına eklersiniz.. bu kadar. Gönderdiğiniz emaillerin önem derecesine göre yöneticilerinize, ekip arkadaşlarınıza, dış paydaşlarınıza veya müşterilerinize göndermek zorunda kaldığınızda, herkesi eş zamanlı bilgilendirmek için kullanılan CC, BCC uygulamaları hayat kurtarır. Unutmayın.. uygulayın..
Kontrol edilmesi gereken ilk şey, mail yazmanız gerekip gerekmediğini tekrar düşünmenizdir. Bazen küçük bir telefon görüşmesi veya koordinasyon bir başkası tarafından yapılıyorsa iletilecek bir bilgi notu, mail yazarak oluşabilecek zaman kaybının önüne geçebilir. Elektronik iletilerin bazen sadece zaman kazanmak için kullanıldığına sizler de şahit olmuşsunuzdur. Basit bir şekilde cevabına ulaşılabilecek bir soruyu elektronik ileti ile sormak sizi nasıl rahatsız edebiliyorsa, karşı tarafın da sizden alabileceği benzer bir elektronik iletiyle rahatsız olabileceğini aklınızdan çıkarmamalısınız. Eğer zaman kazanmanız hayati bir durumsa, insiyatif kullanarak bu yolu kullanabileceğinizi de unutmamalısınız. Ancak bu şart, daha sonra konuyla ilgili elinizde yazılı bir kanıt olmasını isteyebileceğiniz süreçlerde veya müşterilerde, ne kadar kısa olursa olsun yazmanız gerektiği durumlarda geçerli değildir. Kontrol edilmesi gereken ikinci önemli şey eklediğiniz dosya veya ileti gövde metninde yer alan hesaplamalar gibi metinlerdir. Başka bir müşteri veya iç dağıtım için hazırlanmış bir dosyanın başkalarına gönderilmesini istemezsiniz. Proje maliyet hesapları gibi içerikleri müşteriye yanlışlıkla gönderebileceğinizi düşünün.. (!) Emaili gönderdiğiniz kişi ismi, elektronik posta adresi de kontrol edildikten sonra, bu dokümanda yer alan tüm kurallar yeniden gözden geçirilmeli ve “Gönder” tuşuna basılmalıdır. Bu kurallar hatırlatmasının işlerinizde yardımcı olmasını diler, iyi çalışmalar dilerim.